INSTRUCTIVO DE TAREAS
Primera etapa. Recepción y clasificación
1. Recibidos los paquetes de causas, se
chequea el contenido de c/u con el listado existente en el paquete (si lo
hubiera, si no, se confecciona uno por paquete).
2. Se fotocopian esos listados, se
guardan originales en un paquete y copias en un bibliorato.
3. Se carga en un documento de Word el
contenido de todos los listados (“Listado causas recibidas 1 UOFICC /2/3…”).
4. Se clasifican las causas por
antigüedad del último movimiento (+ de 10 años/ -de 10 años).
5. En caso de advertir que hay
sucesiones, se apartan para devolución al juzgado (con listado de sucesiones
para devolver, listados que se guardan en carpeta “devolución” en
UOFICC/Varios/SG2 en disco T).
6. Se re-clasifican los de + de 10
años, por materia (ejecuciones -fiscales, hipotecarias, de expensas, etc- daños
y perjuicios, beneficios de litigar sin gastos, e incidentes, los que se procura
agregar al principal).
Segunda etapa. Revisión causa por causa
Se comienza con la
revisión individual y pormenorizada de cada causa, usando como guía la hoja de
ruta en la que se tildan los datos más relevantes (hoja verde). Los ítems a
“detectar” son la existencia de fondos pendientes, intervención de menores, las
materias que impiden la destrucción (v. instructivo archivo) y la existencia de
causas vinculadas (beneficios, incidentes) las que deben archivarse junto con
el principal.
Efectuada esa revisión,
se verifica el trámite en el sistema lex 100 la concordancia de las actuaciones
materiales y los registros del sistema (en caso de ser necesario, se modifican
los registros informáticos).
Se dispone el ARCHIVO
PERMANENTE o bien el ARCHIVO PARA DESTRUCCIÓN, según corresponda (previa
cancelación del trámite, si fuera necesario).
Se giran en el lex 100
al archivo, y se conforman los paquetes respectivos, así como los listados de
cada uno de ellos (cumpliendo con las directivas de conformación del
instructivo recibido del archivo, en caso de destinarse al permanente).
Al armar los paquetes,
se recuperan las carpetas plásticas de las causas que serán destruidas, las que
se devuelven al juzgado.
Los listados se cargan
en carpeta “listados” en UOFICC/VARIOS/SG2/SECGRAL en disco T y se imprimen
para el bibliorato de listados (con el que se compulsan las existencias en el
documento de Word “listado de causas recibidas”, de modo tal que se consignen
los destinos de cada causa, identificando el nro de paquete en el que se
incluyen).
Tercera etapa. Envío al Archivo
Se redacta el oficio
para envío al archivo, que se envía para la firma del titular del juzgado, al
que se adjuntarán los listados (firmados por MCG) correspondientes a los
paquetes que se remiten.
Se llevan físicamente
los paquetes, el oficio y los listados al archivo con la colaboración de la
intendencia del fuero (viaja un agente de la UOFICC).
Con las constancias de
la recepción por el archivo, se guarda una copia del oficio en el bibliorato y
el original, junto con un ejemplar de los listados firmados por MCG, se envía
al juzgado.
Etapa final. Causas con antigüedad menor a 10 años
Antes de finalizar el
turno y con el remanente de expedientes con menos de 10 años, se confeccionan
legajos que se enviarán para PREARCHIVO al Archivo General a fin de que se les
asigne número de legajo, cuyo listado general girará el Archivo al juzgado.
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