La frase “La mesa de entradas es la cara del Juzgado” es tan
repetida pero tan cierta, piensen que quien llega a un tribunal llega con un
conflicto y si ve un lugar ordenado, limpio y agradable se quedará un poco más
tranquilo del tribunal que le tocó en gracia.
A) En general, ¿Qué tareas se
cumplen en una mesa de entradas de un Juzgado Civil?
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Atención al Público
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Agregar Escritos
§
Agregar Cédulas y Mandamientos
§
Bajas cédulas y mandamientos
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Agregar Oficios
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Entregar Cheques
§
Aceptaciones de Cargos, Cauciones
Juratorias, etc.
§
Entrega de Expedientes en Préstamo
§
Recepción de Expedientes de
otras dependencias
§
Sacar de Paralizado
§
Entrega de Copias u otros
Documentos
§
Sacar Fotocopias
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Armar Primeros Cuerpos
§
Preparación y realización de los
pases (ver instructivo anexo).
B) Una propuesta estándar para
la distribución de estas tareas
Primera hora de la mañana (7.00 a 8.30):
a)
Controlan el cargo.
b)
Buscar escritos mesa receptora. Agregarlos.
c)
Repartir las pilas de despacho por
cada escritorio
d)
Revisar canastillas y carpeta de
escritos informados
e)
Comenzar la atención al público.
f)
Llegan las cédulas de la oficina.
§
Segunda etapa de la mañana (8.30 a
10.30):
Dar
de baja las cédulas en el listado, agregarlas y luego darlas de baja en el
sistema.
§
Ultima etapa de la mañana (8.30 a
10.30):
Dedicada en forma exclusiva a la atención en general y
a encasillar los expedientes que van saliendo de la firma.
C) Obligaciones en general de
los integrantes de mesa de entradas
a)
No deben ausentarse de la mesa sin avisarle al resto de sus compañeros a donde
está y cuanto tiempo va a tardar.
b) La atención al
público debe ser cordial y en lo posible trata de evacuar la consulta, y en
caso de desconocimiento del tema en cuestión, se llama al despachante o a la
prosecretaria para que acudan a evacuarla.
c) Quien entrega
un expediente debe recibir su devolución y encasillarlo en el mismo momento.
d) Los desgloses,
los cheques, las recepciones de pases etc. las realiza quien no esté afectado
en ese momento a la atención.
e) En los horarios
"libres" hacer otro tipo de tareas que correspondan como, por
ejemplo, ordenar primeros cuerpos, ordenar la letra, mantener el orden de los
casilleros, etc.
f) Es de suma
importancia que hagan propio el orden que los rodea y que tengan iniciativa propia
para mantenerlo.
g) Los escritos
deben agregarse e informarse dentro de los tres días de presentados.
D) EL
COMO Y EL PORQUE DE LO QUE HACEN
A) Escritos: Se agregan o se informan dentro de las 72 horas de recibidos (ver arts.
34 y 167 del CPCCN).
B) Oficios: Se agregan o se informan dentro de las 72 horas de
recibidos (ver arts. 34 y 167, 131 y 132 del CPCCN y ley 22.172).
C) Cedulas y mandamientos: Se agregan o se informan dentro de las 48 horas de recibidos (ver art. 138
del CPCCN y 234 del RJNC).
D) Entrega de cheques: En el caso de que un cheque esté listo para entregar (auto que lo ordena
hecho por la Prosecretaria) el Personal de Mesa de Entradas solicita el Cheque
a la Prosecretaria y coloca en la última hoja del expediente el sello de
CHEQUE. Posteriormente, solicita al peticionante el documento o la credencial y
lo completa. Requiere la firma al pie de éste y al dorso del cheque. Acto
seguido, lleva el expediente, el documento o credencial y el cheque al despacho
de la Prosecretaria quien lo firma y recién ahí, el Personal de mesa lo entrega
al peticionante.
E) Aceptaciones de Cargos: Si alguna persona requiere
aceptar un cargo, el Personal de Mesa de Entradas le solicita el documento y
verifica que en el expediente se haya dispuesto su designación. En ese caso,
coloca en la última hoja el sello de ACEPTACION DE CARGO, lo completa y lo hace
firmar al pie. Luego coloca el expediente en el casillero de firma de la
Prosecretaria.
F) Caución Juratoria/Personal: Si una persona requiere
prestar caución, el personal de Entradas le solicita el documento y verifica
que en el expediente se haya dispuesto una caución, en ese caso, coloca el sello
de CAUCION, lo completa y lo hace firmar al pié. Luego coloca el expediente en el
casillero de firma de la Prosecretaria.
G) Entrega de Expedientes en
Préstamo: Si alguien requiere el expediente en préstamo, el
Personal de Mesa verifica si está ordenado en el expediente, luego controlan
que no haya audiencia fijada dentro de los 15 días siguientes. Requiere de la
persona el documento y dejan constancia en el libro del nombre, domicilio,
teléfono, cantidad de cuerpos del expediente, cantidad de fojas, si lleva o no
sobre de documentación y los días por los cuales se lo entrega.
H) Recepción de Expedientes de otras Dependencias: El
personal controla la nota que sella verificando que estén detallados los
cuerpos, fojas y si lo reciben o no con documentación. En caso de que falte
alguno de éstos ítems, completa a mano la nota. Da de baja en el libro y en la
computadora.
I) Recibir prestaciones a confronte: Cuando se recepciones
documentación que requiera firma del Juez o de la Secretaria, se coloca el
cargo al costado sin llenarlo y lo pasa al casillero.
J) Sacar de Paralizado:
a) Controlan que todos los escritos que soliciten la desparalización de un expediente contenga el
legajo correcto, caso contrario deben
informarlo dentro de los tres días.
b) Deben mantener el lugar donde se encuentren los paralizados en
estricto orden.
c) Luego de sacar un expediente de su legajo lo atan bien y vuelven a la
mesa de entradas.
d) Los expedientes deben darse de baja tanto en el sistema informático
como en el Libro de Paralizados.
K) Búsquedas:
a) En el mismo momento que un letrado presenta un escrito de búsqueda se
lo entregan a la Prosecretaria o Secretaria.
b) Comenzar la búsqueda de acuerdo
a las pautas que se le darán según el caso.
L) Entrega de Copias u otros
Documentos: Siempre que alguien requiera la
entrega de un oficio, copia, documento observado, etc., solicita que le muestre
donde esté autorizado y le pide a la persona que en el reverso de la última
hoja deje constancia de la copia o documento que retira, firmando y aclarando
al pié de la misma. Luego coloca el expediente en el casillero de firma de la
Prosecretaria. (ver arts. 121 a 123 CPPCN y 222 y 232 RJNC).
M) Exhibición de documentación reservada en la Secretaría:
Cuando una persona requiere que se le exhiba la documentación reservada en la
secretaría, el personal de la mesa de entradas que está atendiendo le avisa a
otro de sus compañeros que se encuentra el la “hora libre" y será él quien
se haga cargo de la petición. En primer lugar, deberá preguntarle porque quiere
ver la documentación reservada y si es parte en el expediente. Si no es parte
no se muestran lo documentos y si hay fotocopias certificadas en el expediente
tampoco. En caso de resistencia será
derivada esa persona a la Prosecretaría administrativa quien decidirá el proceder. En caso de que
las persona sea parte y manifiesta que
no hay copias certificadas de dichos
documentos en el expediente, el empleado hará
pasar a la persona adentro de la mesa y le pedirá que se siente en la silla que está frente al
mostrador. Luego buscará el sobre y
volverá la mesa de entradas, allí, antes de exhibirle los documentos, anotará
en el libro de "exhibición de documentos" los autos y cuantos
documentos se le exhiben y el número de la foliatura y si el sobre es chico o
grande y le requerirá que firme al pie.
N) Sacar Fotocopias: Cuando esté autorizada la extracción de fotocopias, el Personal de Mesa pregunta
a la Prosecretaria si es necesario o no acompañar al profesional. Quien saco
fotocopias debe dejar nota con firma y aclaración. Luego coloca el expediente
en el casillero de firma de la Prosecretaria.
O) Armar Primeros Cuerpos:
a) Cuando un
expediente tiene más de 200 fojas se arma el primer cuerpo con hilo y aguja en
forma prolija, con carátulas de cartón, completándola con los datos del
expediente. (ver art. 54 RJN)
b) Debe prestarse atención y no cortar ninguna
actuación.
P) Control del cargo: ver arts. 124 CPCCN, 45 RJN y 222 RJNC.
Q) Orden del Lugar de Trabajo:
Durante el transcurso de la mañana debe mantenerse un estricto orden. Sin perjuicio
de ello, a última hora deberán guardar sobres y los primeros cuerpos todos los días
antes de retirarse y ordenar los casilleros.
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